چطور درخواست ارتقای شغلی کنیم؟

اما «جوزف واینتراب»، استاد دانشگاه کسب وکار «بابسون» معتقد است برای پیشرفت در شغلتان، باید دفاع از خودتان را یاد بگیرید و بتوانید حق خود را بگیرید.

او که بنیانگذار واحد آموزش رهبری و کار گروهی در دانشگاه بابسون است در ادامه می‌گوید: «نباید تصور کنید که سازمان، صرفا به خاطر اینکه کارتان را خوب انجام می‌دهید، حواسش به شما خواهد بود. شما به میزانی از خودارتقایی نیاز دارید، یعنی باید بتوانید خودتان را تبلیغ کنید. به زبان ساده بگویم اگر حقتان را نخواهید، کسی آن را به شما نخواهد داد.»، اما چطور باید درخواستمان را مطرح کنیم؟ این چند توصیه را رعایت کنید:

عمیقا فکر کنید

به‌عنوان اولین قدم، باید خوب فکر کنید و ببینید چه می‌خواهید. واینتراب می‌گوید: «آیا قدرت بیشتر می‌خواهید؟ پول بیشتر؟ مسوولیت مدیریتی بیشتر؟» آیا جایگاه شغلی خاصی را مدنظر دارید یا می‌خواهید «یک جایگاه جدید ایجاد کنید؟» آیا می‌خواهید به یک سطح بالاتر بروید (صعود کنید) یا تغییر جایگاه در همان سطح، راضی‌تان می‌کند؟

همچنین باید درباره مهارت‌هایتان فکر کنید و ببینید چطور با اهداف سازمان در یک راستا قرار می‌گیرند. این کمک می‌کند که درخواست خود را طوری مطرح کنید که با اهداف وسیع‌تر و استراتژیک مرتبط باشد.

تحقیق کنید

نواز می‌گوید: «عقل حکم می‌کند که اطلاعاتی از خارج از کارگروه خود به‌دست آورید. هرچه سطحتان در سازمان بالاتر باشد، احتمال آنکه افراد بیشتری در تصمیم‌گیری برای ارتقای شما نقش داشته باشند، بیشتر است. سایر مدیرانی که هم‌سطح مدیر شما هستند نیز نظراتی دارند.» او توصیه می‌کند که از آن‌ها بخواهید درباره نقاط ضعف و قوت شما نظر بدهند.

با افراد هم‌سطح خودتان هم صحبت کنید تا وجهه خود را در سازمان ارزیابی کنید. آنچه در گذشته اتفاق افتاده، احتمالا همچنان مرسوم است. تحقیق کنید و ببینید کسانی که قبلا ترفیع گرفته‌اند، چطور درخواست خود را مطرح کرده‌اند، این‌طوری می‌توانید استراتژی‌های موفق را کشف کنید.

همچنین از همکاران خود بپرسید: «به نظر شما من برای ارتقا آماده‌ام؟» یادتان نرود که موقع درخواست ارتقای شغلی، فقط عملکرد شما مهم نیست. باید کسی باشید که بقیه حاضر باشند از او پیروی کنند.

طرح خود را آماده کنید

وقتی مشخص شد که دقیقا دنبال چه چیزی هستید، باید طرح خود را آماده کنید؛ یعنی دلایل قانع‌کننده خود را بنویسید و بگویید چرا سزاوار ارتقای شغلی هستید. این به‌خصوص زمانی مهم است که بخواهید خارج از بازه زمانی‌ای که سازمان مشخص کرده، ارتقا بگیرید (به این بازه، چرخه ارتقا می‌گویند که در سازمان‌های مختلف، متفاوت است و به عوامل متعددی بستگی دارد، از جمله سابقه کار فرد و مدت زمانی که از استخدامش گذشته).

نواز می‌گوید پس از مطرح کردن درخواست ارتقا، برای شنیدن این جمله آماده باشید: «اخیرا چه کار‌هایی برایم انجام داده‌ای؟» او پیشنهاد می‌کند که یک یادداشت یک یا دو صفحه‌ای آماده کنید و به وضوح، دستاوردهایتان را شرح دهید. آن‌ها را شماره یا علامت‌گذاری کنید.

هر شماره باید شامل یکی از این موارد باشد: شرح تاثیری که گذاشته‌اید در قالب یک معیار مشخص و واقعی، شرح راه‌حل‌هایی که ارائه کرده‌اید و موفقیت‌های مالی‌ای که مسوولش شما بوده‌اید. می‌توانید از داده‌های سایر شعبه‌ها و نظرسنجی‌های مشتریان و کارکنان نیز برای اثبات ادعای خود استفاده کنید.

نواز می‌گوید: «شما می‌خواهید ثابت کنید، کار‌هایی که انجام می‌دهید، بالاتر از سطح فعلی شماست و مربوط به همان سطحی است که می‌خواهید به آن ارتقا یابید.»

واینتراب می‌گوید: «در این مرحله، باید به این فکر کنید که چه کسی جانشینتان خواهد بود و چطور می‌توانید از او حمایت کنید. به مدیرتان نشان دهید که دارید سخت تلاش می‌کنید تا فردی را برای جانشینی خودتان آماده کنید. این نه‌تن‌ها قابلیت‌های مدیریت شما را نشان می‌دهد بلکه خیال مدیرتان راحت می‌شود که یک نفر هست که وقتی رفتید، جایتان را پر کند.»

زمان مناسبی را انتخاب کنید

برای درخواست ارتقای شغلی، هیچ زمان ایده‌آلی وجود ندارد، اما واینتراب می‌گوید نباید زمان را نادیده بگیرید و باید حواستان باشد که درخواست خود را چه موقع مطرح می‌کنید. مثلا، یک هفته پس از تعدیل نیرو یا روزی که یکی از مشتریان اصلی را از دست داده‌اید، زمان مناسبی نیست.

بهتر است «پس از یک اتفاق خوب» درخواست خود را مطرح کنید. مثلا وقتی که یک قرارداد مهم را امضا کرده‌اید یا وقتی گزارش درآمد شرکت منتشر شده و نتیجه مطلوب بوده. نواز نیز موافق است. او می‌گوید: «وقتی مشتریان ریزش می‌کنند، بهترین کار این است که وارد عمل شوید، آستین‌هایتان را بالا بزنید و برای ایجاد ثبات در سازمان تلاش کنید.» مراقب باشید به خودتان مغرور نشوید. اگر ارتقای شما به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند، برای آن پافشاری کنید.

بذر بکارید

درخواست ارتقای شغلی، مساله‌ای نیست که یک بار درباره‌اش حرف بزنید و تمام شود، بلکه یکسری گفتگو‌های ادامه‌دار است. نواز توصیه می‌کند از یادداشتی که نوشته‌اید به‌عنوان راهنما استفاده کنید تا بدانید در هر مرحله چه چیز‌هایی باید بگویید. مثلا اولین جملاتی که مطرح می‌کنید، باید چیزی در این مایه‌ها باشد: «از اینکه اینجا کار می‌کنم و وجودم تاثیرگذار است واقعا خوشحالم. دستاورد‌هایی که تا به حال داشته‌ام از این قرارند. دوست دارم گفت‌وگوهایم با شما ادامه پیدا کند تا ببینم برای ارتقا گرفتن چه چیز‌هایی لازم است.»

واینتراب پیشنهاد می‌کند که بیشتر درباره مزیت‌هایتان صحبت کنید و برای درخواستتان، دلیل و مدرک بیاورید. او می‌گوید: «از قدیم گفته‌اند که یک مدیر، کار‌ها را به درستی انجام می‌دهد، اما یک رهبر، کار درست را انجام می‌دهد.» و در ادامه می‌گوید: «به رئیس‌تان بگویید هدفم فقط این نیست که کاری که انجام می‌دهم، خوب باشد، بلکه می‌خواهم عالی باشد. سپس بپرسید: چه کاری می‌توانم انجام دهم تا اطمینان پیدا کنید که برای ارتقا آماده‌ام؟» به او نشان دهید که برای رشد و یادگیری اشتیاق دارید.

بذر را پرورش دهید

وقتی بذر را کاشتید، باید «به مرور زمان آن را پرورش دهید.» نواز پیشنهاد می‌کند که از مدیر خود بازخورد بخواهید، البته نه آنقدر که او را اذیت کنید. مثلا ماهی یک‌بار. دقیق و مشخص صحبت کنید. مثلا اگر یکی از وظایف جایگاه شغلی مورد نظرتان، ارتباط مستقیم با مشتری است، می‌توانید بگویید: «من در یک ماه گذشته، با مشتریان کلیدی صحبت کرده‌ام و این‌ها را یاد گرفته‌ام. نظر شما چیست؟»

به اعتقاد واینتراب، یک استراتژی هوشمندانه دیگر این است که درباره «۹۰ روز اول پس از ارتقا» فکر کنید و ببینید آن دوره را چطور می‌خواهید بگذرانید. سپس ایده‌هایتان را به رئیس ارائه دهید. به او نشان دهید که تکلیفتان را انجام داده‌اید و جدی هستید.

مراقب باشید

اگر شرکتی در خارج از سازمان به شما پیشنهاد شغلی داده، می‌توانید از آن برای رسیدن به ارتقای شغلی استفاده کنید. این روش اکثر اوقات جواب می‌دهد. پیشنهاد شغلی از یک شرکت دیگر، اگر هیچ مزیت دیگری نداشته باشد، حداقل اعتماد به نفستان را بالا می‌برد و مشخص می‌کند که در بازار کار، چقدر ارزش دارید (به خصوص زمانی که انگیزه‌تان از ارتقای شغلی، مالی باشد).

اما به‌عنوان استراتژی‌ای برای جلب حمایت مدیر، این کار ریسک‌های زیادی دارد. واینتراب می‌گوید: «این روش مناسبی برای جلب حمایت دوستان یا نفوذ در آدم‌ها نیست.» نواز تاکید می‌کند: «آدم‌ها معمولا به اولتیماتوم‌ها واکنش خوبی نشان نمی‌دهند. این تاکتیک روی روابط تاثیر منفی می‌گذارد و باعث ارتقای افرادی می‌شود که هنوز آماده نیستند.» اگر می‌خواهید این روش را امتحان کنید، مراقب باشید.

صبور باشید (اما نه تا ابد)

اگر رئیستان موافقت کرده که هرچه سریع‌تر شما را ارتقا دهد، خیلی هم عالی است. اما نواز می‌گوید: «زیاد روی آن حساب نکنید.» ارتقا معمولا یک شبه اتفاق نمی‌افتد. اگر بلافاصله به هدفتان نرسیدید، دلسرد نشوید. نواز در ادامه می‌گوید: «واقع بین باشید. همزمان که انتظار می‌کشید، کار‌های خوب انجام دهید، خالصانه به دنبال راه‌هایی برای تاثیرگذاری باشید و سطح خود را بالا ببرید.»

با این وجود، اگر حس کردید شرایط آن‌طور که می‌خواهید پیش نمی‌رود، نشانه‌ها را نادیده نگیرید. واینتراب می‌گوید: «اگر به دور و برتان نگاه کردید و دیدید بقیه دارند ترفیع می‌گیرند، اما شما همچنان سر جای خود هستید، با رئیس صحبت کنید.»

به او بگویید: «اگر جایگاهی پیدا شود، من را ارتقا می‌دهید؟» اگر فهمیدید که در لیست مدیرتان نیستید، به این فکر کنید که آیا می‌خواهید در این سازمان بمانید یا به دنبال کار در جای دیگری باشید. حداقل حالا می‌دانید کجای ماجرا ایستاده‌اید.

مطالعه موردی اول: برای دفاع از ادعایتان، رزومه دستاوردهایتان را تهیه کنید

چند سال قبل، «گرچن» که مدیر منابع انسانی شرکتی در شیکاگو بود، به این نتیجه رسید که آماده است از رئیسش درخواست ارتقا کند. به‌عنوان اولین قدم، باید تعیین می‌کرد که چه شغلی می‌خواهد: «شکاف‌هایی در شرکت بود که باید پر می‌شدند. آن‌ها را پیدا کردم.

می‌دانستم که اگر بتوانم مسیر شغلی ام را با اهداف سازمان ارتباط دهم، درخواستم قانع‌کننده‌تر خواهد بود.» پس از مدتی تفکر و بررسی جوانب، او شغل مورد نظرش را پیدا کرد: معاون منابع انسانی. شغل، شامل مدیریت تیم منابع انسانی و جذب و استخدام نیرو برای شرکت بود.

گرچن پیش از آنکه با رئیسش صحبت کند، رزومه‌ای از دستاوردهایش تهیه کرد. در این رزومه ده‌ها مثال آورده بود که نشان می‌داد در شغل فعلی‌اش، به مرحله استادی رسیده و برای قدم بعدی آماده است. مثلا توضیح داده بود که چطور با استفاده از مهارت‌هایی که پس از سال‌ها فعالیت در زمینه مشاوره کسب کرده و دریافت ایده‌های منابع انسانی از تیمش، کتابچه آیین‌نامه شرکت را اصلاح کرده.

کتابچه در سراسر سازمان توزیع شده بود. او می‌گوید: «می‌خواستم نشان دهم که کار‌هایی که انجام داده‌ام خیلی فراتر از مسوولیتم بوده؛ و توضیح دهم که این اقدامات چه تاثیری بر بازدهی تیم و سازمان گذاشته.»

او همچنین یک استراتژی طراحی کرده بود تا اگر ترفیع گرفت، تیمش بتوانند شرایط را مدیریت کنند. او می‌گوید: «برخی از اعضا را آموزش داده بودم. لیست وظایفی را که می‌خواستم به آن‌ها محول کنم، نوشتم. سپس با مدیرم قرار جلسه گذاشتم. مقدمه چینی و صحبت هایم درباره رزومه، مختصر و شفاف بود.»

او به رئیس گفت: درباره زمان ارتقا گرفتن، واقع بین است؛ و البته رئیسش نیز بلافاصله او را ارتقا نداد. او نگرانی‌هایی داشت. گرچن می‌گوید: «او سوالات زیادی از من کرد؛ و پرسید چطور می‌توانم از پس مسوولیت‌های جدید بربیایم، آن هم وقتی که سرم حسابی شلوغ است.»

سپس مدیر به او قول داد تا ماه آینده دوباره صحبت خواهند کرد. در این مدت، چند مسوولیت جدید به او سپرد. گرچن موفق شد. او نهایتا ارتقا یافت و حالا معاون منابع انسانی شرکت Stratex است، یک شرکت خدمات منابع انسانی.

مطالعه موردی دوم: زمان مناسبی را انتخاب کنید و بازخورد دقیق بخواهید

«تام»، بنیان‌گذار و مدیر ارشد آژانس کاریابی LaSalle که در شیکاگو واقع شده، طی سال‌ها فعالیت کاری بار‌ها درخواست ترفیع کرده و بار‌ها ترفیع گرفته. او می‌گوید: «بزرگ‌ترین درسی که گرفته‌ام این است که هیچ کس دستتان را نخواهد گرفت. باید خودتان مسیر حرفه‌ای‌تان را تعیین کنید.»

سال‌ها پیش، وقتی او فروشنده بود، تصمیم گرفت از مدیرش درخواست ارتقا کند. به موقع اقدام کرده بود. سال پرباری را پشت سر گذاشته بودند. او می‌گوید: «نه تنها به اهدافم رسیده بودم بلکه از آن فراتر رفته بودم، بسیار بیشتر از انتظاری که از من داشتند.»، اما قبل از صحبت با مدیر، درباره جایگاه شغلی مورد نظرش، یعنی مدیر فروش بین‌الملل تحقیق کرد تا ببیند شامل چه چیز‌هایی می‌شود و مدیران فروش بین‌الملل چطور به اهدافشان می‌رسند.

او درخواستش را کاملا صریح مطرح کرد. او می‌گوید: «به او گفتم که برای مسوولیت بیشتر آماده ام. از او پرسیدم که در چه جایگاهی هستم و در چه زمینه‌هایی نیاز به بهبود دارم.»

مدیرش پذیرفت که درباره درخواستش فکر کند. تام هم هر از گاهی پیگیری می‌کرد. «از مدیرم می‌پرسیدم که چطور می‌توانم عملکردم را بهتر کنم. از او بازخورد می‌خواستم. همچنین به او پیشنهاد کمک دادم. هر فرصتی که پیش می‌آمد، برای کمک داوطلب می‌شدم.»

سه ماه بعد، او جایگاه مورد نظرش را به دست آورد. او به کسانی که به دنبال پیشرفتند توصیه می‌کند: «چیزی را که می‌خواهید درخواست کنید و برای رسیدن به آن تلاش کنید. اما یادتان نرود، به محض اینکه درخواست ارتقا دادید، برای انجام کار‌های بیشتر آماده باشید.»

نکات مهم

تحقیق درباره جایگاه شغلی مورد نظر و بررسی اینکه این جایگاه چطور با اهداف سازمان و مدیرتان در یک راستا است.

آماده کردن یک یادداشت که دستاوردهایتان را دقیق نشان می‌دهد.

 درخواست بازخورد مستمر و راهنمایی از مدیر.

 درخواست ارتقای شغلی یک گفتگو نیست. یک فرآیند است که شامل گفتگو‌های مداوم است.

 اگر همان موقع با درخواستتان موافقت نشد، دلسرد نشوید. صبور باشید.

 اگرمی‌خواهید از پیشنهاد‌هایی که سایر سازمان‌ها به شما داده‌اند، به‌عنوان اهرم استفاده کنید، مراقب باشید. این تاکتیک معمولا بر روابط تاثیر منفی می‌گذارد.